「今日も仕事終わらないなぁ…」
1日の仕事の中で意外と時間を食うのが、メールチェックやらデータ入力、資料作成などのルーティンワーク。 たかがルーティンワークと言えども侮るなかれ。ここを攻略することで他の業務に時間を使えたり、残業を減らすことに繋がるのです。
今回は、わたしが実践しているルーティンワークの時短術をご紹介します。
1、単語登録で時間短縮
Windowsのユーザー辞書機能を使って、よく使う単語を登録しておくとメールなど文章を書くとき時間の節約になります。
例えば、「おつ」と入力すれば「お疲れ様です。」と変換されるように登録しておくと、時間の短縮に繋がります。一見バカげているように思うかもしてませんが、慣れるとかなり便利です！
使えそうなものとしては
•おつ→お疲れ様です。
•おせ→お世話になっております。
•ご→ご確認の程、よろしくお願い致します。
•名前の頭文字 例)か→柑咲
•会社の頭文字 例)ご→ゴキゲン株式会社
また、仕事内容に応じてですが、
•見積もりを送るなら「みつもり→見積書ご送付の件（）」
•資料を送るなら「しりょう→資料ご送付の件（）」
など、メールの表題として使う文言を登録しておけば、後々送信履歴を見返すときにも表題がそろっていて探しやすくなります。
また、後々探す時のためにも、送信先に分かりやすくするためにも、「みつもり→見積書ご送付の件（）」のように登録し、カッコ内には見積もりの内容を書いておくと便利かつ親切かなと思います。
2、所要時間の把握で効率UP
自分の抱えている仕事や、これから手を付けなければいけない仕事を把握する。また、その仕事はいつまでに終わらせなければいけないものなのか。残業を回避する上でもっとも大切なことだと思います。
たとえば、明日の朝までに取引先に提出する資料を作るとして、もし上司にチェックしてもらうなど自分の手を離れたあとも何か工程がある場合、前日までに資料を作るんじゃ間に合わないわけです。さらに、上司が出張や外出に出てしまったら自分の仕上げる期限はもっと早くなります。
その仕事が必要とされる最終的な期日と、仕上げるために必要とされる工程にかかる日数、以上を踏まえた上で、自分はいつまでに終わらせなければならないのかという期限を明確に設定する必要があるわけです。
さて、前置きが長くなりましたが、ここで必要となるのが、所要時間の把握なのです。
所要時間の把握が必要なわけ
仕事のリストアップをし期限を把握したら、あとは月間カレンダーになにをいつやるか書き込み、毎日毎日スケジュール通りに仕事をこなすのみ！ここまでは実際にやっている人も多いかと思います。わたしも以前はそうでした。
ですが、仕事って意外と時間がかかる…。スケジューリングの段階では、こんなもんでイケるでしょ！と思っても、いざ取り掛かると時間は刻一刻と過ぎ去っていき、せっかく立てたスケジュールは早くも崩壊。残業するハメになってしまうのです。
そうならないため、一度ひとつの仕事にかかる時間を計ってみるのがオススメです。
例えば、見積もりを一つ作る時間、請求書や伝票のチェックにかかる時間など。 各作業ごとの所要時間を把握することで、スケジューリングがしやすくなるのと、実際に仕事をしていても「ちょっといつもより遅れているな…ペース上げないと！」などの意識改善につながり、仕事が早く進むのです。
忙しい日にはタイムスケジュールが有効
さらに業務効率を上げたい方にはタイムスケジュールの作成がオススメです。 ひとつひとつの仕事の所要時間が掴めれば、タイムスケジュールを組むことが可能になります。タイムスケジュールのメリットは仕事のペースメイキングがしやすいということにあるので、忙しい日や絶対に残業したくない日は特に有効なのです。
具体的なやり方としては、 以下の通りです。
1.その日の業務内容を書き出す
2.把握している所要時間をもとに時間を書き込む
9:00-10:00 FAX、郵便、メールチェック
10:00-11:30 資料作成
などのように30分単位くらいで、少し余裕を持つようにタイムスケージュルを作成していく
3.ひとつ終わるごとに時間を修正していく
メールなどのチェックが早く終われば、次の資料作成を「9:30-11:00」に前倒し、長引いてしまったら「10:30-12:00」と修正、もしくは「10:30-11:30」で終わるようペースを上げる。
もちろんどんなに素晴らしいスケジュールを作っても、実際には電話対応や急ぎの仕事が差し込み予定が狂ってしまうということも多いと思います。ですが人は具体的な数字目標があると普段以上に頑張れる生き物なのです。制限時間を明確にして作業するかと、ただ漠然とこなすのでは結果は大きく異なります。
実際にわたしは、これまでの前任者が残業に追われた仕事内容をタイムスケジュールを取り入れることでノー残業にすることに成功しています。ぜひ忙しい日だけでもやってみてはいかがでしょうか！
3、ショートカットキーを覚える
ショートカットを覚えれば、圧倒的に早いです。ですが、覚えられないほど知ったところで、実際に使えるようになりませんので、最低限だけご紹介しておきます。
•Ctrl + C：選択範囲をコピー(CopyのC)
•Ctrl + V：貼り付け
•Ctrl + X：選択範囲を切り取り
•Ctrl + A：すべて選択(AllのA)
•Ctrl + P：印刷(PrintのP)
•Ctrl + S：上書き保存(SaveのS)
•F12：（ExcelやWordなど）名前を付けて保存
•Alt + Tab：ウィンドウの切り替え
•Windows + D：デスクトップ画面を表示(DesktopのD)
•Windows + E：エクスプローラーを表示(ExplorerのE)
こんなところでしょうか。意味を考えれば、覚えるのはさほど難しくはないですよね。
なかでもオススメしたいのは「Alt + Tab：ウィンドウの切り替え」です。
実際にやってみると分かりますが、前に開いていたアプリケーションにウィンドウが切り替わります。ページを切り替えてコピペしないといけない時など、「Ctrl + C」、「Ctrl + V」を組み合わせれば、かなりの時間短縮になるので、ぜひともマスターしたいショートカットキーです。
また、「Alt + Tab」で直前のウィンドウに切り替わるということでしたが、そのままAltだけ指を離さずTabだけ連続して押すことで、Tabを押すたび、開いているウィンドウに切り替わります。そのため、仕事中アプリケーションをいくつも立ち上げていてもキーボード操作だけで、目的のウィンドウを開くことができるのです。
さいごに
チリも積もればなんとやら。
小さなことかもしれませんが、こうした時間短縮術を駆使すれば、少しでも残業の時間を減らせたり、より大きな仕事をするために時間が割けたりと、正直メリットしかないですよね。お金のかかることでもないので、一度やってみる価値はあるのではないでしょうか。